Hành Chánh..

Lễ lược trong GĐPT

I.Lễ phật hằng tuần

Khi vào chánh điện, tất cả đoàn viên phải ngồi tĩnh tâm vài phút mới đứng dậy cử hành lễ.

Hát bài trầm hương đốt trước khi chủ lễ niêm hương bạch phật.

Khi đọc luật tất cả đều quỳ, chủ lễ đọc nghành liên hệ đọc theo, sau khi dứt điều luật có tiếng chuông.

Thứ tự : sám hối, niệm danh hiệu phật và bồ tát, tứ hoằng thệ nguyện, tam tự quy y, hồi hướng, đọc luật.

II.Lễ hành chánh

+Truy thăng: Chỉ thực hiện đối với Huynh Trưởng đang sinh hoạt tại hàng đã đầy đủ điều kiện nhưng chưa được xếp cấp hoặc còn thiếu một điều kiện nào đó, cần phải được địa phương giải trình xác đáng.

+Tu bát quan trai: Tu hạnh xuất gia 1 ngày 1 đêm, khi tu phải theo quy củ của thiền môn là mặc áo tràng, quần dài trong quá trình tham dự khoá tu.

+Tang lễ: tứ thân phụ mẫu Huynh Trưởng qua đời: tập thể đi viếng mặc đồng phục, khi đưa tang mặc thường phục.

·     Hầu quan trong lễ tang: Chỉ thực hiện với huynh trưởng có cấp đương nhiệm khi qua đời.

·     Phù kỳ hiệu sen trắng lên quan tài: Chỉ sử dụng cho HT tử nạn khi đang thực hiện Phật sự của GĐPT và đặc biệt cho hàng HT cấp dũng khi qua đời.

·     Tổ chức lễ tang: Do BHD phối hợp với Hội Đồng Cấp địa phương. Đặc biệt với hàng HT cấp Dũng khi qua đời thì BHD Trung Uơng phối hợp với BHD địa phương để tổ chức tang lễ.

Nguyên Tắc Tổ Chức và Điều Hành Một Đơn Vị GĐPT.

I.Mục Đích GĐPT

 1. Danh xưng: Đại hội huynh trưởng toàn quốc năm 1951 tại chùa Từ Đàm - Huế, “Gia Đình Phật Hóa Phổ” đổi thành “Gia Đình Phật Tử”.

2. Mục đích:

 + Năm 1964, Đại hội huynh trưởng GĐPT toàn quốc tại Sài Gòn, tu chỉnh mục đích của GĐPT là: “đào luyện thanh thiếu đồng niên thành Phật tử chân chính, góp phần xây dựng xã hội theo tinh thần Phật giáo”

 + Năm 2001, Hội nghị Huynh trưởng cấp Dũng, cấp Tấn GĐPT toàn quốc tại chùa Từ Đàm - Huế, tu chỉnh nội quy. Phần mục đích đã thêm bớt một số từ cho phù hợp với thời đại nhưng mang đầy đủ ý nghĩa giáo dục của GĐPT. Mục đích GĐPT: “ Đào luyện thanh - thiếu - đồng niên  tin Phật thành Phật tử chân chính, góp phần phụng sự đạo pháp và xây dựng xã hội”.

II.Thành lập GĐPT

 1.Điều kiện:

Tại các thôn, xã, phường, quận, huyện khi có đủ duyên để thành lập một hay nhiều GĐPT (không phân định khu vực) thì các thủ tục được ấn định như sau:

Trường hợp đã có BHD Tỉnh, muốn thành lập phải có uỷ nhiệm thư của BHD Tỉnh.

Trường hợp chưa có BHD Tỉnh phải có uỷ nhiệm thư của BHD Trung Ương.

Điều cần thiết là phải có ít nhất 2 HT đã dự trại Huấn Luyện mới được thành lập.( trường hợp đại phương muốn thành lập một GĐPT mà không đủ điều kiện này phải được sự chấp nhận của BHD Tỉnh.

Danh hiệu của GĐPT củng phải được BHD tỉnh chấp nhận.

Đoàn quán đặt ở nơi nào thì liên lạc theo hàng ngang với Ban Hộ Tự sở tại.

Trong thời gian chưa được công nhận chính thức (bằng quyết định) Đoàn sinh chỉ được mặc đồng phục và mang Gia Đình hiệu mà thôi, chưa được mang huy hiệu hoa sen (trừ những em đã được phát nguyện khi sinh hoạt ở đơn vị khác chuyển đến). Mọi vấn đề sinh hoạt giao lưu, kết thân, trại, văn nghệ,… đều phải được sự chấp nhận của BHD Tỉnh hoặc Đại Diện BHD tại các huyện, thị.

2.Công nhận chính thức:

Sau thời gian sinh hoạt ít nhất 6 tháng, khi xét thấy sự sinh hoạt đã được điều hoà, đơn vị phải có trình thư trình BHD để xin công nhận chính thức bằng một Quyết Định.

II.Thành lập ban HT- Nhiệm Kỳ.

Mỗi đơn vị được điều hành bởi 1 ban HT mà thành phần gồm có:

Gia Trưởng: Căn cứ theo nội quy, thì vị này là 1 cư sĩ 30 tuổi trở lên có đủ uy tính và hiểu biết về GĐPT do Ban HT mời và được sự đồng ý của BHD Tỉnh.

Nếu Liên Đoàn Trưởng 30 tuổi trở lên, có đủ tư cách, uy tính đối với Giáo Hội thì cũng có thể kiêm nhiệm chức vụ này( theo tinh thần Đại Hội HT toàn quốc năm 1973 tại Đà Nẵng.

2 LĐT

1 Thư Ký

1 thủ quỹ

Các Đoàn Trưởng Đoàn Phó.

Ngoại trừ Gia Trưởng, các Huynh Trưởng còn lại đều do BHT công cử.

BHT không cần phải bầu lại mỗi năm hay nhiệm kỳ, nếu cần thì cải tổ hay bổ sung mà thôi.

Bên cạnh BHT có một Ban Bảo Trợ về tinh thần, và vật chất cho đơn vị.

IV.NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

1.GIA TRƯỞNG:

 thâu nhận đoàn sinh mới, thay mặt BHT  về những công việc đối ngoại liên quan đến GĐPT, thi hành nội quy GĐPT và cùng BHT chịu trách nhiệm trước BHD Tỉnh.

2.LĐT:

 Điều động HT thuộc nghành, thi hành chỉ thị của BHD Tỉnh, Tổ chức huấn luyện các lớp Đội Chúng trưởng để chuẩn bị dự các trại huấn luyện do BHD tỉnh tổ chức, tổ chức các buổi lễ, trại, triển lãm, văn nghệ, công tác xã hội trong phạm vi đơn vị với sự đồng ý của BHD Tỉnh.

Báo cáo sinh hoạt hàng tháng cho BHD Tỉnh.

3.THƯ KÝ:

lo phận sự nhật tu sổ sách của đơn vị; phụ trách các công việc có tính chất hành chánh; tiếp nhận văn thư, dự thảo văn thư cho đơn vị; quản trị các hồ sơ, sổ sách của đơn vị,

4.THỦ QUỸ:

Giữ sổ thu, chi, quản thủ tài chánh của đơn vị; thường xuyên báo cáo tài chánh cho Gia Trưởng và BHT biết; tìm kế hoạch gây quỹ đơn vị.

5.ĐOÀN TRƯỞNG ĐOÀN PHÓ:

Lo công việc nội bộ của đoàn; vạch và thực hiện chưởng trình tu học hằng tháng, hằng tuần cho đoàn sinh mình; chăm sóc đời sống về cả tinh thần lẫn vật chất của Đoàn Sinh thuộc Đoàn; Thi hành các quyết định của BHT liên quan đến Đoàn.

Tổ chức trại du ngoạn của Đoàn ( với sự chấp nhận của LĐT).

Chịu trách nhiệm với LĐT thuộc Nghành Liên Hệ.

V.NGƯNG HOẠT ĐỘNG GIẢI TÁN:

1.Ngưng hoạt động

Phải được sự chấp nhận của 2/3 HT biểu quyết với sự chấp nhận của BHD Tỉnh.

2.Giải tán

 Những đơn vị GĐPT sinh hoạt không theo đúng nội quy GĐPTVN thì BHD Tỉnh có quyền quyết định cho ngưng hoạt động hay giải tán sau khi điều tra và lập báo cáo để trình BHD trung Ương.

Các đơn vị GĐPT giải tán thì các hồ sơ, tài liệu và tài sản đều phải giao lại cho cấp trên quản trị theo hệ thống dọc.

TINH THẦN GIAO TẾ TRONG GĐPT

Tại mỗi GĐPT Gia trưởng là người thay mặt BHT về phương diện giao tế, đối nội và đối ngoại.

Về ngành dọc: cấp trên có BHD Tỉnh cấp dưới là BHD trong GĐ

Về hàng ngang: có BĐD Giáo Hội địa phương, các đoàn thể phật tử khác, các GĐPT bạn.

Về đối ngoại: có phụ huynh đoàn sinh, chính quyền địa phương và các cơ quan đoàn thể khác.

NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC LỄ LƯỢC TRONG GĐPT

I.HÌNH THỨC TỔ CHỨC THUỘC PHẠM VI THUẦN TUÝ SINH HOẠT CHUYÊN MÔN

1.     Thời gian tổ chức dưới 12h đồng hồ:

khi địa điểm tổ chức tại niêmh phật đường hay tại chùa địa phương đơn vị phải:

Đối với ban Đại diện Giáo Hội sở tại: trình thư cho BĐD hay Ban Hộ Tự sở tại và được thoả hiệp trước.

Đối với BHD: trình thư để BHD thẩm tường trước 48 giờ ( Kèm theo chương trình tổ chức với những chi tiết như thời gian, địa điểm, mục đích, phạm vi…) và phải qua Đại Diện BHD tại Quận Huyện chuyển đạt.

2.     Thời gian tổ chức dưới trên 12h

Đối với ban Đại diện Giáo Hội sở tại: trình thư cho BĐD hay Ban Hộ Tự sở tại và được thoả hiệp trước.

Đối với BHD: trình thư xin phép trước 10 ngày ( Kèm theo chương trình tổ chức với những chi tiết như thời gian, địa điểm, mục đích, phạm vi…) và phải qua Đại Diện BHD tại Quận Huyện chuyển đạt.

- Được BHD phúc đáp chấp thuận mới được tổ chức.

- Cử người liên lạc nhận ý kiến phúc đáp hay phúc thư và tham khảo cách tổ chức nếu cần.

II.NHỮNG HÌNH THỨC TỔ CHỨC ĐẶC BIỆT

1.     Lễ chu niên, lễ trao quyết định chính thức, lễ ra mắt tái sinh hoạt...

Đối với ban Đại diện Giáo Hội sở tại: Trình thư cho BĐD hay Ban Hộ Tự sở tại và được thoả hiệp trước.

Đối với BHD: Trình thư xin phép trước 10 ngày ( Kèm theo toàn bộ chương trình tổ chức và các tài liệu liên quan như: Chương trình, diễn văn, thành phần khách quan tham dự...) và phải qua Đại Diện BHD tại Quận Huyện chuyển đạt.

2.     Tổ chức một buổi trình diễn văn nghệ sân khấu

Đối với ban Đại diện Giáo Hội sở tại: trình thư cho BĐD hay Ban Hộ Tự sở tại và được thoả hiệp trước.

Đối với BHD: trình thư xin phép trước 15 ngày ( có đề nghị ngày giờ xin tổng duyệt kèm theo toàn bộ chương trình văn nghệ và các tài liệu liên quan như: Các bản văn về nhạc, kịch, thành phần khách quan tham dự ...) và phải qua Đại Diện BHD tại Quận Huyện chuyển đạt.

Sau khi được tổng duyệt toàn bộ chương trình, Đơn vị gia đình không được thêm tiết mục nào.

3.     Tổ chức ấn báo chí

Nếu GĐ có thực hiện một tờ hay tập báo ( dưới hình thức đặc san hay nguyệt san,..) in hay quay video thì phải trình thư xin phép BHD trước 20 ngày nêu rõ mục đích hợp tình hợp lý của sự việc, kèm theo toàn bộ văn bản của các bài vở, hình ảnh cùng các tài liệu khác liên quan (nếu có). Sau khi nhận được kết quả kiểm duyệt của BHD; Gia Đình mới được thực hiện ấn loát và phát hành.

4.     Các hình thức tổ chức có tính chất gây quỹ, sinh lợi vật chất.

Đối với ban Đại diện Giáo Hội sở tại: trình thư cho BĐD hay Ban Hộ Tự sở tại và được thoả hiệp trước.

Đối với BHD: Trình thư xin phép trước 10 ngày, nêu rõ mục đích hợp lý( kèm theo mọi tài liệu liên quan nếu có) và phải qua đại diện BHD tại quận, huyện, chuyển đạt.

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG

Sau khi gởi văn thư xin phép BHD bất cứ việc gì. Gia Đình phải có người liên lạc kết quả, và khi được chấp nhận( bằng phúc thư hoặc ý kiến phúc đáp)  củ BHD, Gia Đình mới được thực hiện.

Có những trường hợp tổ chức ngoại lệ như công tác xã hội, từ thiện hay họp bạn.. mà do lời mời hay một yêu cầu bất cứ một cơ quan, đoàn thể nào ngoài GĐPT, đơn vị Gia Đình phải khẩn trình BHD quyết định trước khi chấp nhận tham gia.

Trong những lễ lược của GĐPT, thành phần chủ toạ luôn luôn là cấp lãnh đạo nghành dọc trực tiếp (BHD). Thành phần chứng minh- nếu có yêu cầu của GĐ – BHD sẽ cung thỉnh vị Đặc Uỷ Thanh Niên hoặc chư vị Cố Vấn giáo lý, giáo hạnh GĐPT (cấp tỉnh) nếu không có yêu cầu thì tuỳ trường hợp sẽ là vị Tăng, Ni Cố Vấn của GĐ hay vị tôn túc giáo phẩm cao nhất hiện tiền.

III.NHỮNG LỄ LƯỢC CÓ TÍNH CÁCH THUẦN TUÝ LỄ NGHI TÔN GIÁO

1.      Những lễ lược tôn giáo do địa phương.

GĐ đóng góp nhân sự và tài lực với tư cách phối hợp hay tham gia ( trình thư cho BHD trước ít nhất 7 ngày với chi tiết sự việc.)

Chủ động tổ chức mọi mặt luôn luôn là Khuôn Hội( hay BĐD, ban Hộ Tự..) trong trường hợp này, mọi sự điều động GĐ phải do BHT và nếu có gì bất thường phải khẩn trình BHD giải quyết và quyết định.

2.      Lễ lược thuộc pham vi tang sự

a.     Khi có tứ thân phụ mẫu của vị chánh/ phó đại diện thôn giáo hội; trưởng phó bđd/ ban hộ tự sở tại ( tại chức); trưởng phó ban bảo trợ gđpt sở tại ( tại chức) từ trần.

Chỉ BHT mặc sắc phục đại diện Gia Đình lễ phúng điếu và dự lễ tiễn đưa.

b.    Khi có vị chánh phó đại diện thôn giáo hội; trưởng phó bđd/ ban hộ tự sở tại ( tại chức); trưởng phó ban bảo trợ gđpt sở tại ( tại chức) từ trần.

BHT mặc sắc phục phúng điếu, tiễn đưa.

Đoàn sinh tham dự tang lễ mặc thường phục.

c.      Các ban viên chính thức của thôn giáo hội/ ban đại diện/ ban hộ tự; ban bảo trợ gđpt và các ân nhân của gđpt sở tại từ trần.

BHT mặc sắc phục đại diện GĐ lễ phúng điếu, tiễn đưa.

Đoàn sinh tuỳ nghi tham dự lễ tiễn đưa (mặc thường phục)

d.    Phụ huynh (tứ thân phụ mẫu); vợ hoặc chồng ht từ trần:

BHT mặc sắc phục đại diện GĐ lễ phúng điếu, tiễn đưa

Tất cả Đội Chúng Trưởng/ Phó, Đầu/ Thứ Đàn mặc sắc phục lễ phúng điếu, dự lễ tiễn đưa.

Đoàn sinh dự tang lễ mặc thường phục.

e.      Phụ huynh (tứ thân phụ mẫu); vợ hoặc chồng đoàn sinh từ trần:

BHT mặc sắc phục đại diện GĐ lễ phúng điếu, tiễn đưa

Tất cả Đội Chúng Trưởng/ Phó, Đầu/ Thứ Đàn của Đoàn có Đoàn Sinh liên hệ mặc sắc phục lễ phúng điếu, dự lễ tiễn đưa

Đoàn sinh của Đoàn Liên Hệ dự tang lễ mặc thường phục, các đoàn sinh khác tuỳ nghi tham dự cũng mặc thường phục.

f.      Trường hợp ht hay đoàn sinh không có cha mẹ sinh sống nhờ người đỡ đầu hay giám hộ từ trần:

Tinh thần tham dự lễ tang như đối với phụ huynh HT ĐS.

g.     HT chính thức và tại chức từ trần

Toàn thể HT, Đoàn Sinh của GĐ mặc sắc phục trong mọi lễ lược của tang lễ

h.    Đoàn sinh chính thức từ trần

Toàn thể HT, Đoàn Sinh của GĐ mặc sắc phục trong mọi lễ lược của tang lễ

i.       Trường hợp có HT GĐ bạn lân cận hay ht bạn đoàn cư trú tại địa phương từ trần.

Chỉ BHT tuỳ nghi mặc sắc phục lễ phúng điếu, dự lễ tiễn đưa.

LƯU Ý QUAN TRỌNG

Tất cả trường hợp tang sự như đã nói trên đây GĐ phải khẩn trình BHD trước ít nhất là 12 hoặc 24 giờ.

Những trường hợp chưa được quy định trong văn bản này, đơn vị liên lạc xin ý kiến BHD.

GĐ tuỳ nghi giúp đỡ những công việc cần thiết khi xét thấy tang gia đơn chiếc, trong những tang lễ ghi ở mục d,e,f,g,h ghi trên

Trong tất cả mọi tang lễ, điều HT cần lưu tâm nhất không cho ĐS Oanh Vũ quá nhỏ tham dự vì các em chưa đủ sức và chưa có ý thức hộ trì, hộ niệm trong việc cầu an, cầu siêu.

Trường hợp các lễ cầu an: nếu có người thuộc thành phần nói trên lâm trọng bệnh mà gia chủ có lời yêu cầu xin lễ cầu an tại chùa thì Gia Đình tuỳ nghi cho áp dụng thể thức nguyên tắc như trong tang lễ đã nói và chỉ hành lễ không quá 3 buổi. còn lễ cầu an tại tư gia thì GĐ tuỳ nghi cho thực hiện theo nguyên tắc đã định và mặc thường phục hoàn toàn cũng hành lễ không quá 3 buổi.

*THÀNH PHẦN QUAN KHÁCH THAM DỰ

Trong lễ lược chính thức của GĐ( chu niên, văn nghệ,…) BHT có mời quan khách tham dự, thành phần được ấn định như sau;

I.QUAN KHÁCH DO BHT MỜI:

BHD Tỉnh( nếu mời văn thư gởi trước 7 ngày để xắp xếp)

BĐD hay Đại Diện BHD tại Quận/ Huyện/ Thị.

BĐD Thôn Giáo Hội, Ban Hộ Tự, Khuôn Hội,.. tại đại phương.

Ban Bảo Trợ GĐPT đại phương sở tại.

Các ân nhân của GĐ.

Quý vị tính đồ thuộc Thôn Giáo Hội, Ban Hộ Tự, Khuôn Hội..

Quý phụ huynh HT, phụ huynh ĐS

Ban HT các GĐ GĐPT bạn ( chỉ các GĐ lân cận)

Cựu HT và Đoàn Sinh của GĐ.

Các AC Ban Viên BHD cư trú tại địa phương sở tại ( nếu có)

HT bạn đoàn (nếu có)

II.QUAN KHÁCH DO BHD MỜI

Nếu gia đình có yêu cầu BHD mời các quan khách sau đây thì phải gửi thư trước 10 ngày để BHD kịp liên lạc)

Đặc Uỷ Thanh Niên Tỉnh Giáo Hội

Đại Đức hoặc Sư Cô Cố Vấn Giáo Lý, Giáo Hạnh GĐPT ( cấp Tỉnh)

Ban Bảo Trợ GĐPT ( cấp Tỉnh)

Ngoài các thành phần trên, GĐ muốn mời ai khác phải trình BHD quyết định.

HÌNH THỨC TỔ CHỨC LỄ LƯỢC TRONG GĐPT

I.LỄ TÔN GIÁO

Lễ sám hối hằng tuần, lễ cầu an, cầu siêu, tang lễ

1.     Lễ phật thường lệ

Trước khi vào điện phật cần cho các em chỉnh trang y phục, xếp hàng, chắp tay trước ngực, trang nghiêm đi vào trước điện phật. khi tất cả đã ổn định, cần cho các em ngôi tĩnh tâm 5 phút tại chỗ, sau đó mới đứng dậy cử hành lễ. nghi thức hành lễ hàng tuần gồm có:

Chủ Lễ, Duy Na, Duyệt Chúng vào vị trí.

Sau khi HT Chủ Lễ niệm hương, cắm hương lên lư, đứng dậy khởi xướng cho toàn thể GĐ cử nhạc lễ” Trầm Hương Đốt.

Đảnh lễ

Khai chuông mõ

Tất cả quỳ tụng bài sám hối

Đứng lên ngay ngắn, niệm danh hiệu Phật và Bồ Tát.

Tứ hoằng thệ nguyện ( việt ngữ)

Tam tự quy y ( Việt ngữ)  tụng xong mỗi câu duy na điểm chuông, tất cả đều lạy, lạy xong đứng lên ngay ngắn mới tụng câu khác.

Hồi Hướng.

Đọc luật (quỳ) dứt một điều luật thì Duy Na điểm 1 tiếng chuông. Điều oanh vũ trước, tiếp theo điều luật HT, Thanh, Thiếu.

Tất cả lễ bái 3 lần rồi lui ra, trật tự theo hàng ngũ.

2.     Lễ cầu an, cầu siêu

LỄ CẦU AN áp dụng cho GĐ khi lễ chung

Niệm hương, kỳ nguyện, đảnh lễ( việt ngữ)

Khai chuông mỏ.

Kệ sám chuẩn đề

Chú chuẩn đề ( 7 biến )

Niệm Dạnh Hiệu Phật Bồ Tát.

Nam Mô Dược Sư Lưu Ly Quang Vương Phật 10

Nam Mô Bổn Sư Thích Ca Mâu Ni Phật 10

Nam Mô A Di Đà Phật 10

Nam Mô Đại Bi Quán Thế Âm Bồ Tát 3

Nam Mô Đại Bi Hội thượng Phật Bồ Tát. 3

Tam tự quy và đảnh lễ

Hồi Hướng “ Nguyện tiêu ba chướng trừ phiền não… kiếp kiếp thường tu Bồ Tát đạo.”

Lưu ý

Nghành đồng; theo y như nghi thức trên

Nghành thiếu: thêm bài “ tiêu tai kiết tường thần chú” 3 biến sau chú Chuẩn Đề.

Nghành Thanh: Nghi thức nghành thiếu, thêm bài Chú Đại Bi sau khi khai chuông mõ và bài “ Bát Nhã Tâm Kinh” sau “Chú Kiết Tường”.

LỄ CẦU SIÊU: áp dụng cho GĐ khi lễ chung

Niêm hương, kỳ nguyện, đảnh lễ.

Khai chuông mõ

Quy Y Linh 3 lần “ Hương Linh Quy Y Phật.. Thảy đều xin xám hối” ( việt ngữ) . cuối mỗi lần dứt bài điểm một tiếng chuông tất cả cùng lạy xuống.

Niệm danh hiệu Phật và Bồ Tát.

Nam Mô A Di Đà Phật 10

Nam mô Đại Bi Quán Thế Âm Bồ Tát 3

Nam mô Đại Thế Chí Bồ Tát 3

Nam mô Địa Tạng Vương Bồ Tát. 3

Nam mô Thanh Tịnh Đại Hải Chúng Bồ Tát 3.

Tam tự quy và đảnh lễ Việt ngữ

Hồi Hướng Vãng Sanh việt ngữ

Lưu ý

Nghành đồng; theo y như nghi thức trên

Nghành thiếu: sau khi niệm danh hiệu phật thêm bài “ Ba đời mười phương Phật;.. nguyện cùng người niệm Phật, cảm ứng hiện theo thời.. lâm chung cảnh tây phương, rõ ràng bày trước mặt.. Đều tròn thành Phật đạo” Sau bài sám 3 đời là bài “ Chú Vãng Sanh” 3 lần.

Nghành Thanh: Nghi thức nghành thiếu, thêm bài Chú Đại Bi sau khi khai chuông mõ và bài “ Bát Nhã Tâm Kinh” ( Hán Việt) sau “Chú Vãng Sanh”.

Ghi nhớ: Cầu an cầu siêu, không đọc luật, không hát bài trầm hương đốt.

3.     LỄ QUY Y

Chiều trước ngày hành lễ

15h tập hợp gia đình

Đón tiếp bổn sư truyền giới

Trình diện Giới Tử và Huynh Trưởng Hộ Giới trước Bổn Sư Truyền Giới.

Bắt đầu nếp sống giới từ.

20h Lễ Phật toàn GĐ, Giới Tử quỳ trước, các ĐS khác quỳ sau 1m, Lễ này do bổn sư truyền giới làm chủ lễ

21h HT hộ giới giải thích phần nghi lễ, ý nghĩa lễ thọ giới, chuẩn bị tinh thần cho Đoàn Sinh Giới Tử thọ giới vào sáng mai.

22h Giới Tử tịnh niệm.

Ngày hành lễ:

5h Toàn thể gia đình tập trung đứng trước chánh điện, Giới Tử và HT hộ giới đứng trước, các đoàn sinh và HT khác đứng sau.

Cử chuông trống Bát Nhã.

Bổn sư truyền giới niêm hương bạch Phật

Lễ quy y ( tiến hành theo nghi thức riêng do bổn sư truyền giới chủ lễ)

Gia trưởng dâng lời cảm tạ Bổn Sư Truyền giới và khuyến khích Đoàn Sinh Giới tử tin tấn nghiêm trì giới luật

Gia trưởng và Giới Tử đảnh lễ Giới sư.

II.NGHI LỄ HÀNH CHÁNH

4.     Lễ phát nguyện

Điều kiện

Đã gia nhập và sinh hoạt thuần thục ít nhất 12 tuần, có tinh thần đạo đức, chuyên cần thì được HT Đoàn  lập DS đề nghị gởi lên Gia Trưởng và BHT sẽ lập DS các ĐS phát nguyện để tổ chức lễ phát nguyện.

Phần chuẩn bị

Về phía HT đơn vị

Lâp DS các Đoàn Viên được phát nguyện

Chọn ngày giờ, địa điẻm thuận tiện( thường là 4h sáng tại chùa.)

Huy hiệu hoa sen, khay đựng huy hiệu phủ màu xanh lá mạ.

Cung thỉnh thầy cô trụ trì hoặc thầy cô cố vấn giáo hạnh của đơn vị, Đại Diện Ban Bảo Trợ và Phụ Huynh Đoàn Sinh trực thuộc.

Cử HT dẫn lễ

Bài giải thích ý nghĩa lễ phát nguyện, ý nghĩa huy hiệu hoa sen và lời phát nguyện.

Về phía đoàn sinh được phát nguyện.

Được HT Đoàn chuẩn bị trước tinh thần tự nguyện.

Sắc phục đầy đủ theo quy định.

Hiểu rõ tầm quan trọng của sự phát nguyện và được mang huy hiệu hoa sen ( chính thức là ĐS GĐPTVN)

Thuộc lòng và đọc rõ lời phát nguyện.

Phần hành lễ:

Gia đình họp nghiêm chỉnh trước điện phật theo đội hình quy định. Khay huy hiệu để trên bàn kinh. Đoàn sinh phát nguyện đứng trước, các đoàn sinh khác đứng phía sau.

Mời quan khách vào vị trí.

Truyên trình lý do.

Giới thiệu và cung thỉnh Thầy/Cô Chứng Minh niêm hương bạch Phật.

Lễ Phật (Niệm hồng danh  Đức Bổn Sư 3 Biến.

Lễ Đoàn (Cử bài Sen Trắng).

Phút tưởng niệm.

Đọc danh sách đoàn sinh được phát nguyện (Thư Ký GĐ).

Ý nghĩa lễ Phát Nguyện và mang Huy Hiệu Hoa Sen (LĐT).

Cho Đoàn Sinh Phát Nguyện: Quỳ xuống đọc lời phát nguyện.

“Hôm nay ngày..tháng...năm ... Phật Lịch...Con tên là...Pháp Danh... Thuộc đoàn... của GĐPT... Xin phát nguyện theo đúng mục đích, điều lệ của GĐPTVN và sống đúng theo những điều luật của Đoàn để phụng sự Chánh Pháp” (đọc xong 3 lần vẫn quỳ).

Đọc luật (theo HT dẫn lễ). OV đọc trước, HT, thanh ,thiếu đọc sau.

Điểm 3 tiếng chuông.          

Gia trưởng chủ toạ tuyên bố “Thay mặt tổ chức GĐPTVN ; Tôi, Gia Trưởng GĐPT...long trọng tuyên bố công nhận em...Pháp Danh... (công nhận các ĐS trong danh sách phát nguyện hôm nay..) là đoàn sinh chính thức của GĐPTVN”.

Gia Trưởng trao khay huy hiệu cho LĐT, đến cài lên ngực áo cho từng em. Đoàn sinh nào được gắn huy hiệu xong thì đứng lên chào.

Các đoàn sinh phát nguyện cùng đảnh lễ Tam Bảo 3 lạy.

Gia trưởng ngỏ lời khuyên nhủ Đoàn Sinh.

Đạo từ của Thầy/ Cô chứng minh.

Cảm tạ của Ban Huynh Trưởng.

Lễ trao cấp hiệu và chứng chỉ

Thường tổ chức vào dịp lễ thành đạo hằng năm

Chuẩn bị

Sắc phục nghiêm chỉnh, (thiếu nữ, nữ phật tử, HT nữ phải mặc áo dài khi hành lễ, không được mặc trại phục dù có thể được tổ chức trên đất trại).

Chứng chỉ trúng cách khoá thi vượt bậc trong năm.

Cấp hiệu bậc học đã trúng cách của Đoàn Sinh.

Quyết định trúng cách.

Cho các em thuộc lời phát nguyện thọ nhận cấp hiệu.

Chương trình lễ giống như lễ phát nguyện nhưng phải sửa một số chi tiết cho hợp với buổi lễ:

Thay vi Gia Trưởng tuyên bố công nhận thì là phần công bố quyết định trúng cách bậc học.

Đoàn Sinh quỳ phát nguyện nhận lấy cấp hiệu xong sẽ được AC LĐT gắn cấp hiệu và phát chứng chỉ (Đoàn sinh quỳ khi được gắn cấp hiệu xong, đứng lên nhận lấy chứng chỉ và chào LĐT).

Lời phát nguyện nhận cấp hiệu như sau:

“ Hôm nay ngày... tháng... năm... Phật lịch... Con tên là... Pháp Danh...thuộc Đoàn...của GĐPT....Xin thọ nhận cấp bậc... Xin nguyện từ nay sống đúng theo tinh thần cấp bậc, dũng mãnh tinh tiến tu học để phụng sự Chánh Pháp”.

Nếu mỗi bậc đều có nhiều Đoàn Sinh được trao cấp hiệu thì nên tổ chức cho mỗi bậc đều phát nguyện ( Bậc nhỏ trước lớn sau ). Sau đó gắn cấp hiệu, trao chứng chỉ xong rồi đến các em bậc khác. Các Đoàn Sinh đọc lời phát nguyện theo lời xướng trước của HT dẫn lễ.

Lễ lên đoàn.

Sau khi Đoàn Sinh đã hội tụ đủ các diều kiện về tuổi tác và tâm lý nghành theo Nội Quy ấn định, BHT đơn vị sẽ tổ chức lễ lên đoàn cho các em Oanh Vũ lên ngành Thiếu, ngành Thiếu lên ngành Thanh.

Phần chuẩn bị

Các Đoàn có ĐoànSinh  đủ điều kiện lên Đoàn lập DS, gởi LĐT (để nghị thuận cho lên Đoàn)  chuyển Gia Trưởng chấp thuận và cho quyết định lên đoàn. LĐT phối hợp với HT Đoàn tổ chức lễ lên Đoàn.

Phần hành lễ

Toàn thể gia đình xếp theo hàng ngành đối diện nhau ở giữa là lằn vôi: một bên là ngành Đồng, một bên là ngành Thiếu ( hoặc 1 bên Thiếu, 1 bên Thanh). Phía đầu và cuối lằn vôi: một bên là Gia Trưởng, LĐT và các HT Đoàn, phía đối diện là phụ huynh Đoàn Sinh.

Chương trình đại cương gồm có:

Lễ phật ( niệm hồng danh đức bổn sư 3 lần).

Lễ Đoàn ( cử bài ca Sen Trắng).

Phút tưởng niệm.

Giới thiệu phụ huynh đoàn sinh và Ban Bảo trợ.

Thư ký GĐ trình bày ý nghĩa và tầm quan trọng của sự lên Đoàn.

Đọc quyết định của Gia Trưởng quyết định cho Đoàn Sinh lên Đoàn.

Các Đoàn sinh có tên trong quyết định rời khỏi hàng, Đứng lên trước hàng gần vạch vôi.

Thư Ký mời Huynh Trưởng cắt dây đai trượng trưng (Oanh Vũ) và dùng dao cắt lột ngành Hiệu.

HT Đoàn cũ hướng dẫn các em vào phòng thay y phục rồi trở ra đứng lại vị trí cũ.

Đoàn cũ hô khẩu hiệu Đoàn. Đoàn Trưởng chúc mừng, Đoàn Sinh lên Đoàn chào  HT Đoàn đến trình diện Gia Trưởng và Liên Đoàn Trưởng để nhận hành trang mới gồm có sổ tay, gậy 1,6m  dây thừng 2m ( thắt trên đầu gậy). Thiếu nữ thì nên một hộp nữ công gia chánh và nón lá

LĐT cầm gậy long trọng tuyên bố “thay mặt Gia Trưởng anh/chị trao cho em hành trang mới để em tiếp tục bước trên đường mới. Chúc em an lành và tinh tấn dũng tiến”.

Đoàn Sinh chào và nhận hành trang; HT Đoàn, ĐCT tiếp tục hướng dẫn các em về vị trí đoàn cũ rồi vượt qua lằn vôi đến trước Đoàn mới liên hệ.

Đoàn mới hô khẩu hiệu đón mừng đoàn sinh mới.

Đoàn Sinh quay lại chào HT Đoàn và các bạn mình lần cuối để chia tay trước khi các anh chị ấy vượt vạch vôi trở lại vị trí Đoàn cũ.

Gia Trưởng tỏ lời khuyên nhủ, sách tấn ĐS.

Cảm tạ sự hiện diện của PH ĐS.

Hồi Hướng ( chúng sanh vô số lượng...)

Sau lễ lên Đoàn, các Đoàn nên tổ chức 1 trại bay hay 1 buổi du ngoạn ( trong ngày )

Lễ công nhận chính thức

Lễ chu niên

THỂ THỨC THU CHI TÀI CHÁNH

TRONG GĐPT

I.NGUYÊN TẮC THU

Thư ký đơn vị ghi phiếu thu vào sổ theo dõi.

Thủ quỹ nhận số tiền ghi ngay vào sổ, cất giữ chứng từ.

Người nộp tiền giữ một liên phiếu thu để chứng minh số thiền đã nộp.

II.NGUYÊN TẮC CHSI

Mọi khoản chi trong đơn bị đều phải có sự đồng ý của BHT và có chữ ký của Gia Trưởng, nếu Gia Trưởng vắng mặt có thể uỷ quyền cho LĐT ký thay.

Thư ký theo lênh xuất ngân (phiếu đề nghị chi) đã được Gia Trưởng hay LĐT ký duyệt viết phiếu chi; ghi vào sổ theo dõi.

Thủ quỹ nhận phiếu chi ghi vào sổ, cất giữ chứng từ cẩn thận và xuất tiền đúng theo phiếu chi. Tuyệt đối không xuất tiền nếu như không có chứng từ đã được ký duyệt hợp lệ.

Người nhận tiền giữ một liên phiếu chi để đối chiếu nếu cần.

Tuỳ theo nhu cầu chung của đơn vị mà HT có thể có quyền đề nghị chi để được Gia Trưởng ký duyệt.

III.NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG

Mọi chứng từ thu, chi phải được cập nhật kịp thời, không được tẩy xoá. Chứng từ phải được lưu trữ kỷ lưỡng, có hệ thống, để khi cần tìm kiếm đối chiếu rõ ràng.

Mọi khoảng thu, chi đều phải được ghi vào sổ tài chánh đơn vị (Sổ Cái) đầy đủ rõ ràng, chính xác và kịp thời. Sổ tài chánh được thu ký thủ quỹ và trưởng chức ký xác nhận theo định kỳ kết toán.

Định kỳ kết toán tối đa là 3 tháng. Thủ quỹ phải đối chiếu sổ sách với thư ký và báo cáo tình hình tài chánh trong cuộc họp đơn vị. Giải thích các thắc mắc của HT nếu có.

BHT Gia Trưởng, thủ quỹ phải có kế hoạch điều hoà ngân quỹ cho đơn vị, có kế hoạch sinh tài hợp lý.

Ngoài ra thủ quỹ phải có sổ tay và lập những sổ theo dõi chuyên biệt để theo dõi các khoản thu, phải trả của đơn vị. Nếu thủ quỹ được đơn vị giao trách nhiệm  quản thủ khí mãnh của đơn vị thì phải thiết lập cập nhật sổ khí mãnh riêng.

Thu chi tháng.. quý năm...

Ngày	Nội dung thu chi	Số tiền			Số chứng từ	Người giao/nhận	Ghi chú
		Thu	Chi	Tồn quỹ
	Tồn đầu kỳ
	...
	...
	...
	Tồn cuối kỳ

SỔ SÁCH TRONG GĐPT

A.CÁC LOẠI SỔ SÁCH TRONG GĐPT.

I.KẸP LƯU TRỮ ĐƠN GIA NHẬP.

Là một loại cùi giấy gắn tất cả đơn gia nhập của Đoàn Viên thuộc GĐ. Đơn dán theo thứ tự trước sau (Tình trạng gia nhập) nên làm kẹp riêng cho từng đoàn để dễ dàng quản lý hồ sơ hay theo dõi, sao lục khi cần. Lập từng năm một hay có dấu phân biệt năm này với năm khác

II.SỔ DANH BỘ GĐ

Sổ danh bộ lập liên tục nhưng có đánh dấu phân biệt từng năm để theo dõi hoặc sao lục khi cần. Sổ danh bộ là số thứ tự tình trạng gia nhập của Đoàn Viên (ghi kèm đơn gia nhập). Thư Ký Gia Đình phải theo dõi thường xuyên tình trạng hoạt động hay sự thay đổi, thêm bớt của huynh trưởng và đoàn sinh để ghi chú vào trang dành riêng cho cá nhân ấy trong sổ danh bộ của Gia Đình. Sổ danh bộ phải được thiết lập khi Gia Đình được thành lập.

III.SỔ DANH SÁCH HUYNH TRƯỞNG.

Để theo dõi thường xuyên tình trạng nhân sự HT. Sổ này lập liên tục nhưng chia phần từng năm một để được dễ dàng việc theo dõi hoặc tổng kết.

STT	Họ và tên	Pháp danh	Ngày sinh	Trại HL đã dự	Cấp bậc	Chức vụ	Ghi chú

Thư ký gia đình phải theo dõi và ghi chú trong sổ danh sách HT ( nhật tu). Mỗi khi có sự thay đổi về  HT phải trình BHD kịp thời để được nhật tu vào hồ sơ nhân sự liên hệ tại VP/BHD.

IV.SỔ DANH SÁCH ĐOÀN SINH.

Lập liên tục từng năm một để dễ dàng theo dõi, tổng kết. Lập riêng từng Đoàn và chia từng phần dành cho các Đội, Chúng, Đàn thuộc Gia Đình. Số này cũng phải được ghi chú đầy đủ mỗi khi có sự thay đổi, thêm bớt của ĐS.

STT	Họ và tên	Pháp danh	Ngày sinh	Trại HL đã dự	Bậc học	Chức vụ	Ghi chú

V.SỔ ĐOÀN VIÊN XUẤT TỊCH.

Sổ ghi nhận chính xác tình trạng rời khỏi Gia Đình của Đoàn Viên hoặc để theo dõi, tổng kết hoặc để sưu lục trong sổ danh bộ khi cần.

STT	Họ và tên	Số danh bộ	Trang	Thuộc đoàn	Ngày xuất tịch	Lý do xuất tịch

VI. SỔ BIÊN BẢN

Để ghi chép các phiên họp BHT GĐ hay Đoàn. Trình bày một biên bản phải có những điểm trọng yếu như sau:

Tiêu đề, nhan đề, thứ tự các phiên họp (số BB), phần nghi lễ khai mạc, kiểm diện thành phần tham dự, chủ toạ thư ký, phần nghị sự, câu kết và giờ chấm dứt phiên họp.

Phần đọc lại biên bản. Chủ Toạ, Thư Ký ký tên. (Chủ toạ bên phải Thư ký bên trái). Cuối cùng là lễ hồi hướng và giải tán.

BHD BÀ RỊA VŨNG TÀU              GIA ĐÌNH PHẬT TỬ VIỆT NAM

     GĐPT..........                                                               Bi – Trí – Dũng

                                                            BIÊN BẢN                                             Số...

            CUỘC HỌP BẤT THƯỜNG BAN HUYNH TRƯỞNG GĐPT.....

              Mục đích: Thảo luận kế hoạch tổ chức..

              Khai mạc lúc:...giờ...ngày...tháng...năm... tại Đoàn quán GĐPT....

I.PHẦN KHAI MẠC

            1) Lễ Phật

            2) Lễ Đoàn

            3) Phút tưởng niệm (nếu có)

            4) Kiểm diện a) Hiện diện

                                    b) Vắng....( có lý do... không có lý do.....)

            5) Bầu Chủ toạ và Thư ký  - Chủ Toạ..........................Gia Trưởng.

                                                            - Thư Ký...........................Thư Ký Gia Đình.

II.PHẦN NGHỊ SỰ

1)     Kế hoạch tổ chức lễ

2)     Phân công, phân nhiệm:

3)     Chương trình lễ.

4)     ...

5)     Linh tinh:

-......

III.PHẦN BẾ MẠC

Đến đây không còn gì thảo luận thêm, Chủ toạ tuyên bố chấm dứt phiên họp lúc..... giờ....phút cùng ngày. Thư Ký đọc lại biên bản, hội nghị cử hành lễ hồi hướng.

            THƯ KÝ                                                                                CHỦ TOẠ

Ghi chú: Có 2 cách ghi biên bản như sau;

Ghi theo lối phân tích: là ghi đầy đủ nguyên văn những lời phát biểu cùng thái độ, cử chỉ của người ý kiến. Lối ghi phân tích chỉ áp dụng cho những cuộc họp tối quan trọng mà thôi.

Ghi theo lối tổng hợp: là lối ghi thông thường. Thư ký theo dõi, ghi nhận những ý kiến tiêu biểu, không lặp lại ghi nhận đúc kết của Chủ Toạ về những quyết định của hội nghị một cách chính xác rồi xắp xếp lời văn đề nghị vào biên bản gọn gàng nhưng đây đủ mọi chi tiết của vấn đề.

VII.SỔ TƯỜNG THUẬT

Tường thuật chi tiết mọi hoạt động đặc biệt hay lễ chính của Gia Đình để làm tài liệu. Sổ tường thuật viết hay, dở, dài, ngắn là tuỳ sáng kiến, khả năng của người phụ trách, tuy nhiên phải theo các điểm đại cương sau đây:

a)     Đầy đủ sự việc, địa điểm thời gian, nhân sự…

b)     Phân công phụ trách luân phiên cho từng Đội, Chúng, Đàn.

Sổ tường thuật được đúc kết từng năm một , nó coi như là một tài liệu về văn nghệ (báo chí) và khi kết hợp với sổ nhật ký thì nó sẽ là một phần sử liệu quan trọng của Gia Đình.

VIII.SỔ NHẬT KÝ

Để ghi nhật tất cả mọi hoạt động thường xuyên hoặc đặc biệt của Gia Đình và đúc kết từng năm một. Mục đích về việc tổng kết hoạt động của Gia Đình được dễ dàng. Thư Ký gia đình phụ trách ghi sổ nhật ký này.

Ngày, giờ	Công việc	Địa điểm	Người phụ trách	Phần vụ	Ghi chú

Sau mỗi công việc, Thư Ký phải ghi ngay vào sổ nhật ký nếu không sẽ bị thiếu sót khi tổng kết hoạt động nhân dịp chu niên GĐ hoặc lễ tổng kết sinh hoạt cuối năm.

IX. KẸP LƯU TRỮ VĂN THƯ

Mọi văn thư đi đến của gia đình phải được lưu trữ cẩn thận và đầy đủ không để thất thoát hoặc mất mát. Văn thư phải được lưu trữ theo thứ tự đi, đến của nó để khỏi trỡ ngại cho công việc sưu lục.

Lưu ý: Kẹp riêng văn kiện có tính cách lập quy như: Quyết định, uỷ nhiệm thư

            Kẹp riêng cho những văn kiện đến của BHD

            Kẹp riêng cho những văn thư của BĐD Giáo Hội địa phương, các đơn vị bạn…

            Kẹp riêng cho những văn thư đến các vấns đề nội bộ GĐ.

X.SỔ GHI VĂN THƯ ĐẾN.

Ngoài các kẹp lưu trữ, GĐ hoặc Đoàn phải có sổ ghi văn thư đi, đến để việc tìm kiếm được dễ dàng đồng thời tránh trở ngại khi có thể các bản lưu văn thư trong kẹp lưu trữ bị mất mát.

Văn thư đi

Ngày	Số văn thư	Trích yếu	Nơi nhận	Ghi chú
		Vd trình xin tổ chức lễ..	Vd:BHD

Văn Thư Đến

Số đến	Ngày nhận	Số văn thư	Trích yếu	Nơi gởi	Ghi chú

XI.SỔ THÔNG TIN

Sổ thuận tiện và giảm bớt việc phải thực hiện phiếu thông tin thì GĐ hay Đoàn nên có sổ thông tin để thông báo những việc Phật sự thông thường. Để thông tin, nội dung gồm có các điểm chính: Trưởng chức thông tin, nội dung vấn đề cần thông tin (ngắn gọn), ngày tháng, chủ ký trưởng chức và phần ký nhận người được thông tin.

XII.SỔ KHÍ MÃNH

Sổ này ghi đầy đủ những khí mãnh (vật dụng, đồ đạc) cảu GĐ, sổ này coi như một chứng liệu tài sản của GĐ, không thể thiếu trong sổ sách của GĐPT.

STT	Loại khí mãnh	Trị giá	Xuất xứ	Ngày có	Người giữ	Ghi chú
			mua

XIII.SỔ TÀI CHÁNH

Sổ tài chánh phải được kết tính hàng tháng hay 3 tháng một lần và trình bày trong phiên họp của GĐPT. Thủ quỹ kết tính , đối chiếu với thư ký và Gia Trưởng ký khán ngay trong phiên họp. Như vậy tình trạng tài chánh trong sổ thu chi mới có giá trị.

ngày	Nội dung thu chi	Số tiền			Số chứng từ	Người giao / nhận	Ghi chú
		Thu	Chi	Tồn Quỹ
..	Tồn đầu kỳ			123456đ
						Ban Vn
						HT
..	Tồn cuối kỳ			9876đ

Kết tính thu chi ngày….

Cộng đem qua:                      123456đ (một trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi sáu đồng)
Tổng thu:                               ….
Tổng chi:                               …
Tồn quỹ                                  987đ (chín trăm tám mươi bảy đồng)

                                                                                                            KHÁN

            Thủ Quỹ                                                                            Gia Trưởng

Trường hợp những GĐ có khoản thu chi thường xuyên thì nên lập sổ tài chánh theo hình thức: khoảng thu để riêng một trang; khoảng chi để riêng một trang; trang thứ 3 để tính.

XIV.SỔ DỮ LIỆU GĐ

Nói rõ hơn là quyển lịch sử GĐPT. Ghi lại đầy đủ những sự kiện, nguyên do, bối cảnh thành lập GĐ, người lãnh đạo đầu tiên là ai, người kế tiếp được công cử vào năm nào, hoạt động bao lâu, cho đến bây giờ những người ấy còn hay đã mất. Về năm nào Đoàn sinh bao nhiêu năm nào nhiều, năm nào ít, tại sao…Gia đình đã trãi qua những gay cấn thử thách nào, biến cố thăng trầm.v.v…